为加强科研档案工作，国家档案局、科技部对《科学技术研究档案管理暂行规定》（以下简称《暂行规定》）进行了修订，以国家档案局、科技部令第15号发布了《科学技术研究档案管理规定》（以下简称《规定》），已于2020年11月1日起施行。

 

《暂行规定》修订的背景

随着我国科技体制改革步伐的不断加快，《深化科技体制改革实施方案》《关于深化中央财政科技计划（专项、基金等）管理改革的方案》《科学数据管理办法》等一系列科技政策相继发布实施，支撑了创新驱动发展战略的组织实施，对科学数据、科研档案的管理利用也提出了更高的新要求。

科研档案是科学技术研究活动中形成的具有保存价值的各种形式和载体的记录，是科研成果的重要组成部分，是国家科技创新发展和经济社会发展的重要基础性战略资源，对科研任务部署、科研项目组织实施、技术路线选择等具有重要意义，必须进一步加强集中统一管理，以便更好地开发利用。随着我国科技创新不断加速，科研档案数量急剧增加，档案内容越发丰富，科研档案工作也面临着更复杂的环境和新的更高的要求。提升档案工作服务科研活动能力，对促进科技创新具有重要意义，是档案工作围绕中心、服务大局的重要体现。

由国家档案局和原国家科委联合发布的《暂行规定》，对建立科研档案管理体制机制，加强科研活动的宏观管理产生了积极的作用。但是《暂行规定》毕竟形成30多年，随着形势的发展和科技体制的改革，很多内容已不适用于当前的科研档案工作。以往科研档案管理过程中出现的主体责任不明确、归档范围不清晰、档案收集不完整、科研档案共享利用不方便等问题更加凸显，要求修改《暂行规定》的呼声也日益增多。近年来，多位全国人大代表和全国政协委员提出建议或提案，要求修订《暂行规定》，加强科研档案管理。

正是基于上述考虑，2017年，国家档案局会同科技部正式启动了《暂行规定》的修订工作，修订工作历时3年。

 

《规定》发布的重大意义

《规定》的印发对于加强科研档案工作、促进我国科技创新工作具有重要的意义。

一是有利于加强档案治理能力建设，有利于提高档案工作围绕中心、服务大局的能力。《规定》以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，贯彻党中央、国务院对科技工作和档案工作的部署，根据《深化科技体制改革实施方案》等的要求，进一步丰富了归档范围，优化了科研档案管理流程，明确了管理责任，解决了前期科研档案工作中碰到的诸多问题，有利于提高档案工作服务科技创新等发展大局的能力。

二是有利于加强新形势下的科研档案工作。《规定》作为一部科研档案工作的部门规章，对科研档案管理全流程提出要求，《规定》的发布有利于科研档案工作的规范开展，能够进一步促进科研档案的完整性、准确性、系统性和开放利用。

三是有利于科研档案与科学数据的协同管理。科学数据是在科学技术研究活动中取得并用于科学技术研究活动的原始数据及其衍生数据，是国家科技创新发展和经济社会发展的重要基础性战略资源。国务院办公厅印发的《科学数据管理办法》，对进一步加强和规范科学数据管理提出了总体要求。《规定》首先明确科研档案归档范围包含了科学数据，保证各类科研项目活动过程中产生的科学数据应归尽归；其次，科学数据大多以科研电子文件的形式产生，《规定》通过细化科研电子文件归档要求，使科学数据归档实实在在落地；再次，《规定》通过促进科研档案的共享利用，进一步推动了科学数据的规范管理和共享利用。

四是有利于加强科研诚信体系建设。中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于进一步加强科研诚信建设的若干意见》指出，科研诚信是科技创新的基石。科研档案是科研活动的原始记录，是科研诚信体系运行的基础。《规定》的印发对于加强科研活动全过程的科研诚信管理、全面实施科研诚信承诺制、强化科研诚信审核，以及对违背科研诚信要求的行为进行公平公正的调查处理等具有重要的推动作用。

五是有利于减轻科研人员负担。《规定》实行科研电子文件电子化单套制归档和科研电子档案的电子化单套制管理，许多科研电子文件材料不再要求打印输出纸质载体，有利于减轻科研人员负担。

 

《规定》宣传贯彻方法

《规定》自2020年11月1日起施行，为了贯彻落实好《规定》，国家档案局将会同科技部开展《规定》的宣传培训工作，引导各部门、各单位的有关负责人和从事科研、档案工作的相关人员准确理解和把握《规定》的内容和要求。各部门、各单位要及时将《规定》进行转发，积极组织相关人员参加培训，及时组织本系统、本单位有关人员学习《规定》，保证将《规定》落实到位。与此同时，国家档案局和科技部也将对一些配套的制度、标准规范进行废、改、立工作，使之与《规定》要求相一致。各有关部门也要对本单位与科研项目管理、科研档案管理有关的制度进行梳理，有计划地进行废、改、立。为将《规定》的有关要求落到实处，各地区、各单位要加强日常监督检查，各级档案主管部门、科技主管部门要将《规定》的执行情况纳入监管范围，对违反《规定》有关要求行为的单位和个人，要及时予以纠正，对情节严重的，要依法依规坚决予以惩处。

 

《规定》修改和完善的主要内容

本次修订对《暂行规定》进行了比较大的修改和完善。修订后的《规定》全文共28条，涵盖了新形势下科研档案管理工作的原则、管理职责、科研文件材料的形成和归档、科研档案的管理和利用等多个方面。与《暂行规定》相比，本次修订内容体现在以下7个方面：

一是完善了科研档案的定义。根据最新的科研项目管理过程，将科研档案定义为在科研项目立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的“具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件材料以及标本、样本等实物”，其中，特别将“数据”“标本、样本等实物”纳入科研档案定义之中，进一步完善了科研档案定义。

二是进一步明确了科研档案管理责任。《规定》按照国家档案工作统一领导、分级管理的原则对科研档案管理责任进行了明确。明确了各级档案主管部门、科技主管部门、科研项目管理单位和科研项目承担单位、参加单位、科研项目负责人等的档案管理责任，尤其是对政府预算支持的科研项目档案管理责任进行了明确，并特别提出了科研项目承担单位对所承担科研项目的档案工作负总责等要求。

三是丰富了科研文件材料的归档内容。按照最新科研项目管理过程增补了应纳入归档范围的科研文件材料，如立项论证阶段的项目指南、立项评审材料，研究实施及过程管理阶段的科学数据、阶段进展情况报告，结题验收及绩效评价、成果管理阶段的验收申请书、绩效自评价报告、科技报告等。

四是增加了科研电子档案的管理要求。根据当前科研管理信息化发展趋势和科研文件材料形成特点，从减轻科研人员负担出发，提出了科研电子文件可实行电子化单套制归档的要求，并明确了科研电子文件电子化单套制归档的系统功能或接口设置等要求。

五是对跨学科、跨领域、跨机构开展研究的科研项目的档案管理提出了要求。《规定》要求科研项目牵头承担单位对跨单位开展研究的科研项目档案工作负总责，对科研项目参加单位提出科研档案管理要求，明确档案归属与流向，并按照有关规定进行审查或验收。《规定》还要求科研项目参加单位在保存本单位承担任务所形成档案的同时，将副本或复制件或所承担科研项目档案目录送交牵头承担单位集中管理。

六是优化了科研档案验收制度。过去科研项目完成时要进行鉴定验收，因此《暂行规定》中提出了同时进行科研档案验收。随着科研项目绩效评价方式的改革，《规定》与时俱进，提出科研档案验收时可按规定进行审查或验收。

七是鼓励科研档案信息的共享利用。《规定》要求各单位要建立健全科研档案开放利用机制，并对分工完成科研项目形成科研档案的归属、流向等进行了规定。