一、新一代信息技术下电子文件归档

近些年来，云计算、大数据、人工智能、物联网等新一代信息技术的快速发展，在人类社会的办公、学习中日益普及，各单位在此环境下产生的电子文件数量剧增，形式不断翻新，对于电子文件的归档管理已经成为档案管理工作至为重要的一部分。

1、电子文件

新进颁布的国家标准《电子文件归档与管理规范》定义电子文件为“数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖于计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。”

区别于传统纸质文件，电子文件信息的识别、生成、传递都需要借助计算机设备和相应的软硬件环境，其存储的载体形式多样，并且电子载体上信息不受时空距离限制，能够随时进行改动而不留任何痕迹，操作方便快捷。

2、电子文件归档

电子文件归档是指将具有保存价值的电子文件赋予其档案属性并纳入档案管理范畴的过程。归档后的电子文件就获得了“档案身份”成为了电子档案，它们需要在一个相对独立的物理或逻辑空间来进行存储和管理，以免被篡改、丢失或损失。

电子文件归档和传统纸质文件归档并没有本质区别，可以把电子文件归档过程看做是传统纸质文件归档工作电子化模拟和流程化规范的过程，不同的是，对文件的收集、整理、鉴定、移交、接收、管理都是采用网络、信息系统、数字签章和身份认证的电子化与自动化操作模式，并且电子文件归档也不完全像传统纸质文件一样，载体一定要从形成部门转移到档案部门进行统一集中管理，这也就意味着电子文件归档和传统纸质文件归档的管理要求、管理办法与管理权限有所改变。基于电子文件自身的技术特征、多种多样的载体形式以及计算机管理的特殊要求，电子文件归档管理发生了一些变化，在新一代信息技术下的电子文件归档要比传统纸质文件的归档工作也更为复杂。

二、新一代信息技术下电子文件归档存在的问题

电子文件归档的质量要求是保证电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性，本文从“四性”角度来分析电子文件归档存在的问题。

1、易改性和可复制性，无形中增加维护电子文件真实性的难度

随着新一代信息技术不断发展，办公系统自动化普及，电子文件的数量越来越多。电子文件从形成起一直在计算机上进行，通过多种形式进行保存，存储载体形式多样，可以是磁带、磁盘、光盘以及记忆芯片等，文件的原始性凭证的关键信息存在被修改风险。并且形成档案之前的电子文件，其增、删、改都很方便，还看不出任何改动的蛛丝马迹，使得在档案归档管理中防止电子文件信息被修改很难，发现电子文件真实性变化也很难。

档案信息与载体分离性，使得电子文件具备可复制性的特点。不同于传统纸质档案与载体紧密结合成为一个固定的始终不可分离的实体形式，一旦改变便会认定为复制品、伪品。对于电子档案，其信息与载体之间却是可以分离的，电子档案信息可以从一个载体上复制到另一个载体上，可以从这台计算机传输到另一台计算机，这种可复制性无形中增加了维护电子档案真实性难度。

2、操作人员及技术局限性，导致归档电子文件更容易丧失完整性

新一代信息技术的影响下，电子文件和电子档案的存储方式杂多，结构更加复杂，对操作人员的技术能力提出更高的要求。操作人员的工作失误、档案收集鉴定的不得当、档案存储位置的分散，这些都会造成原有文件的缺失、丢失。电子档案从形成起，在其长期的保存过程中经历多次的操作利用和信息累积，再加上突发事件等不可控因素，都将可能造成档案管理工作的中断，导致电子档案丧失完整性。

3、软硬件的迭代更新、对环境和设备的依赖性，使归档电子文件可用性难以保证

电子档案以数字编码将内容记录在载体上，人类眼睛无法看到和识别，这种电子文件信息的非直读性，造成档案电子文件的检索和阅读必须要借助特定的硬件设备、操作系统和应用软件，将电子文件内容加以转换，还原成人们能够直观理解和习惯阅读的格式进行显示，所以电子档案对技术设备和软硬件环境的依赖性不言而喻。

随着信息技术不断更新和进步，软硬件设备迭代更新的速度非常快，今天记录在载体上的信息内容，将来的设备可能就无法读取，直接影响电子档案的可用性。在信息技术时代，技术设备和存储载体紧密联系在一起，高密度的信息存储必须依赖于复杂的电子设备和有关软件，而环境技术的生命周期中，一旦硬件或软件被淘汰，其记录在载体上的信息将无法读取，这是档案人员无法避免的现实问题。

4、存储载体的环境要求及计算机病毒，使电子文件安全性受到威胁

电子文件在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，因此电子文件归档过程中的安全性与存储载体有着密切的关系。与传统载体相比，电子文件存储载体更容易变质，容易遭受灾难性损失，并对贮存环境要求更高。若载体发生老化、划伤、损坏等情况，电子文件就存在信息丢失或信息读取错误的风险。在电子文件归档过程中，一旦存储载体受到外界的强磁干扰或者不宜的存储环境温湿度，都可能导致档案电子文件信息的损坏。

电子文件生存于计算机环境，那么不可避免地计算机病毒会潜在威胁电子档案的安全。如果出现程序漏洞、黑客攻击、操作失误等，无疑也会加剧电子档案的危险性，导致电子档案的损伤、篡改及非法利用甚至会给电子档案造成无法弥补的损失。

三、应对电子文件归档问题的一些建议

1、建立健全电子文件归档管理制度

相比于传统纸质档案，在新一代信息技术下的电子文件归档要更为复杂，更需要建立文件归档管理制度，来减少电子文件归档的问题，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档及保存是归档工作需要经历的环节，每个环节都会影响到电子文件归档管理的质量，因此电子文件管理制度要明确每一个环节的职责。档案文件形成后应及时收集文件信息并保存，对电子文件的保存价值进行鉴定和选择，建立电子文件的收集制度、鉴定制度和归档制度。另外，对于电子文件的归档方式、归档范围、归档要求、归档时间以及归档内容都需要明确的规定，并建立严格的审查制度及对不符合档案文件要求的筛选制度，对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档及保管实行全过程全周期的管理和规范。

2、提高档案工作人员的专业能力

新一代信息技术的出现和发展，给档案归档和档案管理带来新的变化和挑战，也对档案工作人员提出了更高的要求。档案工作人员除了具备基本的档案基础知识与管理原则外，还要适应信息时代档案管理工作的不断变革，利用互联网和各类学习资源进行知识储备和知识更新，完善自身计算机信息技术方面的能力，不断提高自身专业水平。档案部门要加强档案工作人员学习培训，提高档案管理人员队伍的整体素质，适应信息技术的发展和档案管理工作的变革。

3、完善电子文件的防护措施

电子档案的归档管理过程中，保证电子档案的安全性尤为重要。在进行电子文件归档工作时，应对硬件设备、软件环境以及档案电子文件信息记录格式、有无计算机病毒等进行检测。计算机病毒对电子档案安全产生威胁，所以对档案系统安装防火墙和杀毒软件，不使用非法软件，不随意下载不正规网站软件是维护电子档案安全的重要方式。同时，创新电子档案的保存方式，创新适合磁光介质的保存环境，采取严格的安全保管措施，使电子文件载体尽可能受到最小的影响。

【参考文献】

①中国国家档案局:《电子文件归档与电子档案管理概论》[M].中国档案出版社,1999

②徐建龙,《电子档案特点浅谈》[J].《档案天地》,2001年02期

③周振坤,《数字时代电子文件归档问题与对策初探》[J].《理论界》, 2011(3)

④魏志红,《关于电子文件归档的若干思考》[J].《黑龙江档案》，2011(3)